Documentos en Venezuela
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EL DOCUMENTO PÚBLICO Y EL DOCUMENTO PRIVADO
Antes de pasar a desarrollar la definición y clasificación de los documentos, resulta oportuno señalar la distinción existente entre Documento e Instrumento.
En ese sentido, la doctrina imperante es la que precisamente distingue el documento del instrumento; siendo que el primero, es el género, mientras que el segundo es la especie. Documento es el término general, comprensivo de cuanto consta por escrito o gráficamente, como un contrato, un libro, una carta, un plano, una fotografía, etc., siendo pues diferente la forma en que aparece extendido.
En cambio, recibe el nombre específico de instrumento el escrito que contiene una manifestación o acto que debe surtir efectos jurídicos. En sentido estricto, entonces, el instrumento es un documento escrito. De allí que todo instrumento es documento, pero no todo documento es instrumento.
Definición del Documento
Aclara Calvo (2009) que la palabra documento proviene del latín documentum “enseñanza, lección”, derivado del verbo doceo, ere “enseñar”. El sentido actual está documentado en castellano por primera vez en 1786, y se llegó a él probablemente a través de “lo que sirve para enseñar”, luego “escrito que contiene información (para enseñar)” y finalmente “escrito que contiene información fehaciente.
Según Couture (citado en Calvo), es el instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestación de voluntad que produce efectos jurídicos. Según la afirmación de Borjas que los “instrumentos, documentos, títulos escritos y escrituras, son vocablos sinónimos en el lenguaje forense, y se entiende por tales todo escrito en que se hace constar un hecho o una actuación cualquiera”. Igual afirmación hace Feo que “en nuestras leyes usan a veces las voces genéricas documento, o instrumento, título, o escritura, como equivalentes; y así las emplea la práctica corroborada ampliamente por nuestra jurisprudencia”.
Partiendo de esas definiciones pasa Calvo (2009) a conceptuar documento como todo escrito, público o privado donde consta algo. Los documentos vienen a ser medios evidentes de prueba, siendo insustituibles cuando así lo dispone la ley en determinadas circunstancias y condiciones, lo cual se debe a que es el testimonio humano existente y permanente que mantiene el vínculo con el pasado, señalando cómo ocurrieron los hechos y se manifestaron externamente.
El Código Civil Venezolano, en el artículo 1.355 expresa: “El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto”.
De la lectura de los artículos 1.355 y 1.357 del Código Civil y 434 y siguientes del Código de Procedimiento Civil, se observa que la ley habla de instrumentos, que como se dijo, vienen a ser sinónimos, de documentos o de las otras acepciones legales expresadas.
El tratadista Hugo Alsina disiente de la tesis de confundir en el mismo concepto, los vocablos documentos e instrumentos, porque si en efecto, las leyes hablan indistintamente de documento e instrumento, como si se tratara de sinónimos, en realidad, corresponden a conceptos diferentes.
Finalmente concluye Calvo que, por documento se entiende toda representación objetiva de un pensamiento, la que puede ser material o literal; siendo materiales, entre otras, las marcas, signos, contraseñas y literales, las escrituras designadas a comprobar una relación jurídica, para las que se reserva el nombre de instrumentos. De tal manera que según su pensamiento no hay sinonimia entre los términos, sino más bien responden a conceptos diferentes, porque el documento es el género, y el instrumento una de sus especies.
Clasificación
A. Por razón de la persona de que emana. Es la principal, la más importante. Se clasifica en documentos públicos, emanados de funcionarios públicos en el desempeño de sus funciones y documentos privados, en los que no interviene, por lo menos en el ejercicio de sus funciones, ningún funcionario sino sólo personas privadas.
B. Por su solemnidad. Se clasifica en documento ad solemnitatem y ad probationem, según generen el acto y constituyen la única forma de reconocer la existencia de un acto jurídico determinado o sólo como prueba de este acto, que se puede acreditar también por cualquier otro medio probatorio.
C. Por su fuerza probatoria. Se clasifica en auténtica, aquella que prueba por sí misma y, fehaciente, la que permite presumir la existencia de un hecho.
Elementos Esenciales
En su aspecto material, en todo documento se deben considerar como elementos sustanciales la cosa, el autor y el contenido:
A. La cosa. Es el elemento material que sirve de sustentación o soporte al contenido; puede ser de cualquier naturaleza: plástico, papel, piedra, metal, entre otras. En la cosa se puede representar o expresar, mediante letras, números, etc., una declaración de voluntad o de verdad acerca de un hecho jurídico.
B. El autor o autores. Son los sujetos de Derecho (personas) que realizan la declaración de voluntad o verdad en la cosa. A los fines registrales se les denomina otorgante u otorgantes, es decir, que declaran en el documento y por ello deben otorgarlo con su firma, que es la representación gráfica de la persona en el documento y que expresa su consentimiento.
C. El contenido. Para que un documento pueda ser tenido como tal, es necesario que la manifestación de voluntad del autor tenga trascendencia jurídica y sirva para probar los hechos a que se refiere.
Existen diversas clasificaciones de los documentos, pero la que estudiaremos aquí es la que los clasifica en públicos y privados.
El Documento Público
Es aquel autorizado por el funcionario público competente, con facultad para dar fe pública y teniendo como finalidad la de comprobar la veracidad de actos y relaciones jurídicas que han de tener influencia en la esfera del Derecho, siendo valederos contra toda clase de personas.
El Código Civil venezolano, en su artículo 1.357 señala: Instrumento público o auténtico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para dar fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.
También puede llamarse documento público cualquier otro acto constante de un Registro Público, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se permite acudir en defecto del Registrador, para darle al escrito el carácter de tal, como sucede en las capitulaciones matrimoniales que deberán constituirse por escritura pública, para no caer en nulidad, antes de la celebración del matrimonio.
Clases de Documentos Públicos
Los documentos públicos pueden clasificarse ya sea atendiendo a la calidad del funcionario público que ha actuado en su formación, o al valor que el propio legislador le ha dado en las relaciones jurídicas.
Según el artículo 1.357 podrían ser: 1. Registrales aquellos donde ha intervenido en su formación el funcionario, que según la pertinente Ley de Registro Público está autorizado para tales funciones (Art. 10); 2. Judiciales cuando han sido formados por un Juez (Art. 1.366 Código Civil y 927 del Código de Procedimiento Civil); 3. Notariales en los casos establecidos en el Reglamento de Notarías Públicas, Art. 14, Ords. “a” y “b” y el Art. 32, Ord.1°.
Los documentos notariales pueden ser reconocidos o autenticados, la diferencia entre ellos es que el documento autenticado se transcribe íntegro en el Libro de Autenticaciones por duplicado y en el de reconocimiento es un sólo libro, no tiene duplicado, en él se plasma una síntesis del contenido del documento.
El Documento Auténtico
Es importante tener claro, que todo documento público es auténtico pero no todo documento auténtico es público. Explicando esto, se puede afirmar junto a Brewer-Carías, que el documento es público, porque lo forma o interviene en su formación un funcionario público facultado porla Ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurídicos que él ha realizado, visto u oído; y el documento auténtico que son aquéllos formados únicamente por los particulares que después de formados y sólo debido a la intervención a posteriori del funcionario, es que se obtiene certeza de quienes son sus autores y de que el acto se realizó.
La Sala de Casación Civil del Tribunal Supremo de Justicia, puntualizó en la sentencia N° 65, de fecha 27 de abril de 2000, las diferencias entre documento público y documento auténtico, a saber: “…En este orden de ideas, del contenido del artículo 1.357 del Código Civil, es preciso hacer la siguiente distinción: documentos públicos, son aquellos que deben estar revestidos, al momento de su otorgamiento, de todas las solemnidades quela Leyestablece al efecto, y en cuya formación interviene un funcionario con la facultad de darle fe pública. La que alcanzara inclusive su contenido. Este documento público es también auténtico. Ahora bien, existe otra categoría de instrumentos que se reputan auténticos, son aquellos que aun cuando deben ser otorgados ante un funcionario que de fe pública, este solo dejara constancia de que los interesados se identificaron ante el y firmaron en su presencia, este personero no interviene en ningún modo en la elaboración del documento; tampoco deja constancia del contenido mismo. La redacción del citado artículo 1.357 del Código Civil, pudiera llevar a pensar que el documento público y el auténtico, son análogos, esto no es así y debe entenderse que el documento público por estar revestido de todas las formalidades para su perfeccionamiento, es también un documento autentico. Sin embargo, el documento autenticado es aquel se presenta ante un funcionario revestido para otorgar fe pública (notario), a fin de que deje constancia que los firmantes se identificaron en su presencia y ante él suscribieron el instrumento, ya redactado previamente…”
El Documento Privado
El concepto de documento privado no aparece definido en la ley venezolana.
Por lo tanto, se consideran documentos privados los que se otorgan las partes, con o sin testigos, y sin asistencia de ninguna autoridad capaz de darles autenticidad. Una antigua Sentencia dela Antigua CorteFederal, del 26 de mayo de 1952, citado por Brewer-Carías en un trabajo sobrela Autenticidaddel Documento Público, nos aclara el concepto de documento privado que textualmente dice: “Con el nombre de instrumentos o documentos privados se comprenden todos los actos o escritos que emanan de las partes, sin intervención del Registrador, el Juez o de otro funcionario competente, y que se refieren a hechos jurídicos a los cuales pueden servir de prueba”.
Borjas, manifiesta que “los instrumentos privados, como obra que son de los particulares que los otorgan no tienen valor probatorio mientras su firma o su estructura no estén justificadas, pues de la verdad de ellas depende toda su eficacia”.
En consecuencia el documento privado surge como manifestación de la voluntad de los particulares por sí o con la ayuda de personas versadas, pero que no tienen función pública.
Otros autores como Pietri, sostiene que “la escritura privada no es sino la confesión hecha mediante escrito de la obligación que la parte o las partes han querido contraer; entonces ella hace fe únicamente de la verdad del hecho histórico de esta confesión”.
Por último se tiene a Chiovenda, que afirma “que el documento privado, no proviniendo del funcionario público autorizado para atribuirle fe pública, no hace por sí prueba ni de sí mismo ni de ninguna cosa de la que en él se afirmen ocurridas, sino en cuanto la escritura sea reconocida por la persona contra quien se presente, en este caso tiene el mismo efecto probatorio que el acto público”.
Documento Reconocido o Autenticado
Dentro de las atribuciones de los Notarios Públicos, artículo 75, num. 17 dela Leyde Registro Público y del Notariado procede la autenticación de los documentos que son:
a. Cuando se reconoce sólo la firma, se estará en presencia de un documento reconocido.
b. Cuando el reconocimiento comprende el contenido y la firma, se estará ante un documento auténtico o público (Autenticado). Ahora bien, conforme al Art. 1.363 del Código Civil: “El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.
Igualmente: “Se tienen por reconocidos los instrumentos autenticados ante un Juez con las formalidades establecidas en el Código de Procedimiento Civil”, Art. 1.366 ejusdem.
EI Art. 927 del Código de Procedimiento Civil señala: “Todo instrumento que se presente ante un Juez o Notario para ser autenticado se leerá en su presencia por el otorgante o cualquiera de los asistentes al acto y el Juez o Notario lo declarará autenticado, extendiéndose al efecto, al pie del mismo instrumento, la nota correspondiente la cual firmarán el Juez o el Notario, el otorgante u otro que lo haga a su ruego si no supiere o no pudiere firmar, dos testigos mayores de edad y el secretario del Tribunal.
El Juez o Notario deberá identificar al otorgante por medio de su Cédula de Identidad”.
La autenticación, es el reconocimiento previo, que consiste en la intervención del funcionario público, que da fe de la veracidad y legalidad de un acto o documento jurídico. Per se hacen prueba o dan fe de su contenido, por cuanto no dejan lugar a dudas acerca de la verdad de sus declaraciones.
En consecuencia, un documento otorgado privadamente y luego autenticado se rige por las reglas sobre el valor probatorio de los instrumentos reconocidos y no por las del instrumento público. La diferencia radica en que la prueba del instrumento reconocido es desvirtuable por medio de otras pruebas. Tal como lo confirma el artículo 1.363 del CC. que dice: “El Instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones”.
La autenticación de documentos está reservada actualmente a los Notarios Públicos, artículo 75, num. 17 dela Leyde Registro Público y del Notariado, GO. N° 5.833 Extraordinaria, de fecha 22-12-2006, dependiente del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y de Justicia, la autenticación asentado en estos libros, produce efectos erga omnes.
En el caso de la propiedad inmobiliaria, el mismo CC. en su Art. 1.924 afirma que: “Los documentos, actos y sentencia quela Leysujeta a las formalidades del registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no tiene ningún efecto contra terceros, que por cualquier título, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el inmueble.
Cuandola Leyexige un título registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse aquél con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales”.
Jurisprudencia
Los documentos autenticados tienen La fuerza probatoria de documentos públicos, pero no su carácter.
Los instrumentos a que se refiere la formalización son documentos autenticados, lo cual implica que fueron reconocidos por las partes ante el Notario quien los declaró autenticados y que por tanto tienen la misma fuerza probatoria del documento público de acuerdo al artículo 1.363 del Código Civil; pero ello no les confiere el carácter de documentos públicos, sino que se trata de documentos privados cuya regla directa de valoración no es el artículo denunciado, sino el 1.363 ya referido. Por ello debe establecerse que al no denunciarse infracción de la adecuada regla de valoración probatoria,la Saladeberá desestimar lo denunciado. (Sentencia dela Salade Casación Civil, 31-05-89).
Documento Registrado
Prescribe el Art. 1.924 del Código Civil que: “Los documentos, actos y sentencias quela Leysujeta a las formalidades del registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no tienen ningún efecto contra terceros, que por cualquier título, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el inmueble”.
Cuandola Leyexige un título registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse aquel con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales.
Igualmente los Arts. 1.920 y ss. del Código Civil, y el Art. 75, num. 1 dela Leyde Registro Público y del Notariado, prescriben que determinados actos y documentos deben registrarse; y mientras no se cumpla esa formalidad, no tendrán efecto contra terceros; y mientras no sean registrados, esos actos y documentos no podrán probarse por otros medios de prueba, cuando se exige título registrado.
Documentos extendidos en idiomas extranjeros legalizados
Según el artículo 185 del Código de Procedimiento Civil, cuando se examinan documentos que no están extendidos en el idioma castellano, el Juez ordenará su traducción por un intérprete público, quien prestará juramento de traducir con fidelidad su contenido, facultad ésta que deben ejercer en todo caso los Jueces en virtud de la soberanía de apreciación de que están investidos.
Valor probatorio de los Documentos
Fuerza Probatoria del Documento Público. El documento público hace plena fe de su contenido en todo lo que se refiere a las afirmaciones hechas por el funcionario en su carácter legal y en el ejercicio de su función, dejando constancia de todo aquello que fue por él realizado y de lo dicho y hecho en su presencia, y de lo que por la ley está llamado a dar fe. Así, para impugnar la verdad de los dichos del funcionario sobre lo que se ha hecho o ejecutado en su presencia, habrá de recurrirse a la acción de tacha de falsedad.
Fuerza probatoria del Documento Privado. Con los documentos privados pueden probarse todos los actos o contratos que por disposición dela Ley no requieran ser extendidos en escritura pública o revestir solemnidades legales. Pero, esa clase de instrumentos no valen por sí mismos nada, mientras no sean reconocidos por la parte a quien se oponen, o tenidos legalmente por reconocidos, tal como lo señala el artículo 1.363 del Código Civil.
Finalmente se puede decir, que la importancia de la clasificación de los documentos radica en la eficacia o fuerza probatoria de estos instrumentos legales, los documentos auténticos o públicos, por la gran importancia que tienen en las relaciones jurídicas, son los que por sí mismos hacen prueba y dan fe de su contenido ab initio. En cambio, los documentos privados tienen valor de prueba plena, cuando son reconocidos o autenticados por el propio otorgante o por los representantes legales.
Autor: Livia Hernández, Abogada y Profesora Universitaria (Venezuela)